交易伙伴个人信息保护政策

2025年3月19日

羅集帝物流(上海)有限公司

中華人民共和国上海市長寧区通協路269号 建滔商業広場3号楼7F

罗集帝物流（上海）有限公司（以下简称“当社”）制定并公布了当社的交易伙伴个人信息保护政策（以下简称“本政策”），并介绍了通过与交易伙伴的合作获取的个人信息（以下简称“个人信息”）的基本处理方针。

在贵公司与我公司开始交易之前，请充分理解本政策的内容。我公司在遵守个人信息相关法律法规的前提下，在取得交易伙伴的同意和授权后，可能会根据业务处理等需要，收集贵公司员工的个人信息。在向我公司提供相关人员的个人信息时，贵公司需确保已从相关人员处获得同意和授权，且相关个人信息的处理责任由交易伙伴及其所属企业承担。

本政策规定了以下内容：

1. 基本方针
2. 个人信息的获取和使用目的
3. 个人信息的委托处理、共同利用、转让、披露的方法
4. 敏感个人信息的处理方法
5. 个人信息适当处理的安全管理措施
6. 交易伙伴信息的全球转移方法
7. 本政策的更新方法
8. 个人信息相关请求的处理方法
9. 联系我公司的方法

1. 基本方针

我公司作为全球解决方案提供商，致力于提供无缝的全球供应链服务。我们处理各种信息，包括我们的技术信息和从交易伙伴处获得的信息。为了尊重这些信息的价值，我们一直在努力建立和完善信息管理体系。在此背景下，我们制定了个人信息保护的相关规定，并建立了管理体系，努力妥善保护交易伙伴的个人信息。

2. 个人信息的获取和使用目的

个人信息是指通过电子或其他方式记录的与已识别或可识别的自然人有关的各种信息，不包括匿名处理的信息。

我公司在提供物流服务所需的范围内，以适当且合法的方式，出于以下目的获取交易伙伴的个人信息。

• （１）物流业务相关
  为了履行与交易伙伴签订的合同，包括运输、配送、装卸、仓储、包装、流通加工、搬迁、进出口及其他物流服务相关的委托业务的履行，我们会获取客户、供应商、发货人、承包商、代理商、供应商、服务提供商的个人信息。
• （２）销售业务相关
  为了与客户进行商务谈判、会议、提案及其联系，我们会获取交易伙伴的姓名、电子邮件地址、手机号码等联系方式。
• （３）委托方信息
  为了与委托公司员工进行业务联系及作业管理、安全管理、教育等，我们会获取委托公司员工的姓名、电子邮件地址、手机号码等联系方式。

此外，我公司在未经交易伙伴同意的情况下，可能会在以下情况下获取和使用信息：

1. 我公司履行法律规定的义务时
2. 与国家安全、国防安全直接相关时
3. 与公共安全、公共卫生、重大公共利益直接相关时
4. 与犯罪调查、起诉、审判、判决执行等直接相关时
5. 在保护个人信息主体或其他人的生命、财产等重要合法权益方面，难以获得本人同意时
6. 交易伙伴自愿向外部披露的信息
7. 从新闻、政府公布信息等合法发布的信息中获取的个人信息
8. 法律、行政法规规定的其他情况

3. 个人信息的委托处理、共同利用、转让、披露的方法

（１）委托处理

“委托处理”是指基于约定的目的和方式，将数据处理活动委托给第三方进行。

我公司在未经交易伙伴事先同意的情况下，不会将交易伙伴的个人信息委托给第三方处理。如果需要将交易伙伴的个人信息委托给第三方处理，我公司会根据自身标准对委托方进行审查，并对委托方进行适当的监督和管理。

（２）共同利用

“共同利用”是指在实现个人信息使用目的所需的范围内，在罗集帝集团内部共同使用个人信息。

① 共同利用的目的

• ⅰ）物流业务的相互支持、业务战略的策划、销售提案、业务运营等的共同推进，共享业务运营所需的客户信息等，系统服务的开发、运营管理
• ⅱ）罗集帝集团对委托公司等的管理、对交易伙伴公司的教育和指导等的共同推进

② 共同利用的范围

罗集帝集团各公司。共同利用者仅限于在上述①共同利用的目的范围内，业务执行所需的最小限度人员。

③ 共同利用的项目

为实现上述①共同利用的目的所需的个人信息。
客户信息（公司名称、地址、联系人姓名、职务名称、电话号码等）、交付地点信息（地址、姓名、电话号码等）、合作公司员工信息（姓名、电话号码等）

（３）转让

“转让”是指将个人信息的管理权移交给其他管理者的过程。

我公司除以下情况外，不会将交易伙伴的个人信息转让给任何公司、组织或个人。

1. 事先取得交易伙伴的同意。
2. 在合并、收购或破产、清算过程中，如果涉及个人信息的转让，我公司会将交易伙伴的个人信息适用于新持有企业或组织的本政策。或者，我公司会要求新企业或组织重新征求交易伙伴的同意。

（４）披露

“披露”是指向社会或不特定多数人公开信息的行为。

1. 事先取得交易伙伴的同意。
2. 在法律或政府主管部门的强制要求下，可能会披露交易伙伴的个人信息。

4. 敏感个人信息的处理方法

除非根据法律规定或业务需要并取得交易伙伴的同意，我公司不会获取、使用或向第三方提供交易伙伴的敏感个人信息。

敏感个人信息是指一旦泄露或非法使用，可能会侵犯自然人的人格尊严或威胁人身、财产安全的信息，包括生物识别、宗教信仰、特定身份、金融账户、医疗健康等相关的个人信息。

5. 个人信息适当处理的安全管理措施

我公司制定了个人信息保护规范，以组织形式确保个人信息的适当处理。在实际处理个人信息时，我们从以下方面采取安全管理措施，防止个人信息的泄露、丢失、损毁。

• （１）组织措施
  设立个人信息处理负责人，定期进行个人信息处理状况的自我检查和审计。
• （２）人员措施
  定期对所有员工进行个人信息处理相关的遵守事项教育。
• （３）物理措施
  采取措施防止处理个人信息的设备、外部存储介质及文件等被盗或丢失，并限制个人信息的携带方式。
• （４）技术措施
  建立保护处理个人信息的信息系统免受外部非法访问或恶意软件侵害的机制。

6. 交易伙伴信息的全球转移方法

我公司在中华人民共和国境内收集和生成的个人信息原则上保存在中华人民共和国境内。由于交易伙伴管理的需要，我公司在业务过程中获取的交易伙伴个人信息，可能会在必要的最小范围内跨境，以实现个人信息主体的业务处理等目的。

因此，在取得交易伙伴同意的情况下，我们会在必要的最小范围内与国外集团公司共享这些信息，以实现业务处理等目的。

以下是基本信息：

1. 国外接收者名称：罗集帝株式会社
2. 国外接收者代表联系方式：罗集帝株式会社 个人信息保护相关咨询窗口
   Tel ＋81-120-060-850
3. 国外接收者的处理方式：国外集团公司将访问和保存交易伙伴的个人信息
4. 国外接收者的处理目的：交易管理
5. 向国外第三方提供：国外接收者不会向其他第三方提供我公司交易伙伴的个人信息
6. 跨境个人信息的种类：交易伙伴的姓名、电子邮件地址、手机号码、联系方式等
7. 保管期限：在法律要求的期限内以及为实现本政策中个人信息使用目的所需的期限内保管个人信息。保管期限到期后，个人信息将被删除。
8. 对国外接收者行使个人信息主体权利的方式和流程：
   可以向以下我公司相关部门咨询，或向上述国外接收者联系方式咨询，行使交易伙伴的权利。
   境内个人信息联系窗口：
   个人信息联系窗口：人事部
   电子邮件：hr.akc@logisteed.com

7. 本政策的更新方法

我公司将根据信息技术的发展和社会需求的变化，适时更新本政策，并不断改进个人信息的处理。本政策更新后，我公司将及时在官网上公布。

8. 个人信息相关请求的处理方法

我公司重视个人信息主体的权利保护，并将在30天内回应个人信息主体的权利诉求。交易伙伴可以向我公司申请查询、提供、修改、补充、删除、停止使用、消除、停止向第三方提供等个人信息相关的请求。具体请咨询与您有业务往来的我公司相关部门。

9. 联系我公司的方法

对于我公司个人信息处理的意见和要求，我们将诚实且迅速地回应。请咨询与您有业务往来的我公司相关部门。

罗集帝物流（上海）有限公司
地址：中华人民共和国上海市长宁区通协路269号 建滔商业广场3号楼7F
电话：＋86-21-2325-9588

以上